تتولى إدارة حسابات الدفع مسؤولية معالجة فواتير الموردين من لحظة استلامها وحتى سدادها، بدءًا من مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء، مرورًا بتوجيهها للموافقة، وصولًا إلى جدولة المدفوعات لضمان التدفق النقدي وشروط الموردين، وانتهاءً بمطابقة سجلات حسابات الدفع. إن سوء إدارة حسابات الدفع يُكبّد الشركات خسائر فادحة، منها ضياع خصومات الدفع المبكر، وتضرر علاقاتها مع الموردين نتيجة تأخر أو عدم انتظام المدفوعات. لذا، نوفر لكم هيكلية وشفافية لهذه العملية برمتها.

ما هذا؟

إدارة فواتير الموردين والمدفوعات الخاصة بالشركة - المعالجة، وتوجيه الموافقة، وجدولة الدفع، ومطابقة دفتر الأستاذ - كوظيفة محاسبية مستمرة.

من يحتاج إليه؟
الشركات التي لديها حجم كبير من فواتير الموردين، والشركات التي ترغب في تحكم أفضل في توقيت التدفق النقدي الخارج، وأي شركة تدير حاليًا حسابات الدفع بشكل غير رسمي من خلال البريد الإلكتروني وجداول البيانات.

فوائد

- تقليل المدفوعات المفقودة أو المكررة من خلال المعالجة المنظمة

- تحسين إدارة التدفق النقدي من خلال عمليات الدفع المجدولة وذات الأولوية

- الحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين من خلال الدفع المنتظم وفي الوقت المحدد

- سجل تدقيق كامل للموافقات والمدفوعات لكل فاتورة

عمليتنا

1. قم بإعداد سجلات الموردين وسير عمل الموافقة بما يتناسب مع نشاطك التجاري

2. استلام الفواتير ومطابقتها ومعالجتها مقابل أوامر الشراء/الاتفاقيات

3. توجيه الفواتير للموافقة عليها وجدولة المدفوعات

4. مطابقة دفتر حسابات الدفع والإبلاغ عن المستحقات غير المدفوعة في كل فترة

عامل التكلفة ~ يعتمد على حجم الفواتير الشهرية، وعدد الموردين، ومدى تعقيد سير العمل المطلوب للموافقة.

الجدول الزمني ~ يستغرق الإعداد عادةً من أسبوع إلى أسبوعين؛ وتستمر معالجة الفواتير بشكل دوري أسبوعي أو كل أسبوعين بعد ذلك.

الأسئلة الشائعة

1. هل يمكنك إدارة مدفوعات الموردين، أم يمكنك فقط تتبع الفواتير؟

بإمكاننا التعامل مع كلا الأمرين: معالجة الفواتير وتتبعها حتى الموافقة عليها، وعند الحصول على التفويض، جدولة المدفوعات أو تنفيذها عبر نظامك المصرفي. صُممت ضوابط تنفيذ المدفوعات بحيث تحتفظ أنت بالصلاحية النهائية على الأموال الخارجة من الشركة.

2. كيف تمنعون عمليات الدفع المكررة أو الاحتيالية للفواتير؟
تُعدّ مطابقة الفواتير المنظمة مع أوامر الشراء، والتحقق من الموردين، وتوجيه الموافقات قبل جدولة أي دفعة، من أهم الضوابط - وهي نفس الآلية التي تكشف عن الطلبات المكررة والتغييرات غير المعتادة في الموردين. وهذا أحد الأسباب الرئيسية التي تدفع الشركات إلى تنظيم حسابات الدفع بدلاً من إدارتها بشكل عشوائي.

3. هل ستؤدي الحسابات المستحقة المهيكلة إلى إبطاء مدفوعات الموردين العاجلة؟
لا، صُممت العملية بمسار مُعجّل للمدفوعات العاجلة فعلاً، إلى جانب الدفعات الأسبوعية/نصف الشهرية المعتادة، لذا فإن التحكم لا يأتي على حساب المرونة. نحدد الحدود والاستثناءات أثناء الإعداد بناءً على كيفية سير أعمالك فعلياً.