Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um Lieferantenrechnungen vom Eingang bis zur Zahlung: Sie gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab, leitet sie zur Genehmigung weiter, plant Zahlungen, um den Cashflow und die Zahlungsbedingungen der Lieferanten zu sichern, und sorgt für den Abgleich des Kreditorenbuchs. Schlecht verwaltete Kreditorenbuchhaltung kostet Unternehmen Geld – sowohl durch entgangene Skontoabzüge als auch durch beschädigte Lieferantenbeziehungen aufgrund verspäteter oder unkoordinierter Zahlungen. Wir bringen Struktur und Transparenz in den gesamten Prozess.

Was ist das?

Die Verwaltung der Lieferantenrechnungen und Zahlungen eines Unternehmens – Bearbeitung, Genehmigungsweiterleitung, Zahlungsplanung und Kontenabstimmung – als laufende Buchhaltungsfunktion.

Wer braucht das?
Unternehmen mit einem nennenswerten Volumen an Lieferantenrechnungen, Firmen, die eine bessere Kontrolle über den Zeitpunkt ihrer Zahlungsausgänge wünschen, und alle Unternehmen, die ihre Verbindlichkeiten derzeit informell per E-Mail und Tabellenkalkulationen verwalten.

Vorteile

- Weniger verpasste oder doppelte Zahlungen durch strukturierte Zahlungsabwicklung

- Bessere Cashflow-Kontrolle durch geplante, priorisierte Zahlungsläufe

- Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen durch konsequente und pünktliche Zahlung

- Vollständiger Prüfverlauf der Genehmigungen und Zahlungen für jede Rechnung

Unser Prozess

1. Richten Sie Lieferantenstammdaten und einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten Genehmigungsworkflow ein.

2. Rechnungen entgegennehmen, abgleichen und mit Bestellungen/Verträgen verarbeiten

3. Rechnungen zur Genehmigung weiterleiten und Zahlungen terminieren

4. Gleichen Sie das Kreditorenkonto ab und melden Sie die ausstehenden Verbindlichkeiten in jeder Periode.

Kostenfaktor ~ Basierend auf dem monatlichen Rechnungsvolumen, der Anzahl der Lieferanten und der Komplexität des erforderlichen Genehmigungsprozesses.

Zeitlicher Ablauf ~ Die Einrichtung dauert in der Regel 1–2 Wochen; die laufende Rechnungsverarbeitung erfolgt anschließend wöchentlich oder zweiwöchentlich.

Häufig gestellte Fragen

1. Können Sie Lieferantenzahlungen verwalten oder nur Rechnungen erfassen?

Wir übernehmen beides – die Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen bis zur Genehmigung sowie, sofern autorisiert, die Planung und Ausführung von Zahlungen über Ihr Bankkonto. Die Zahlungsabwicklung ist so strukturiert, dass Sie die endgültige Kontrolle über die aus Ihrem Unternehmen abfließenden Gelder behalten.

2. Wie verhindern Sie doppelte oder betrügerische Rechnungszahlungen?
Die strukturierte Rechnungsprüfung anhand von Bestellungen, die Lieferantenverifizierung und die Genehmigungsweiterleitung vor jeder Zahlung sind die zentralen Kontrollmechanismen – dieselbe Vorgehensweise, die doppelte Einreichungen und ungewöhnliche Lieferantenwechsel aufdeckt. Dies ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung formalisieren, anstatt sie ad hoc zu handhaben.

3. Werden strukturierte Kreditorenkonten dringende Lieferantenzahlungen verlangsamen?
Nein – der Prozess bietet neben den regulären wöchentlichen/zweiwöchentlichen Zahlungen auch einen beschleunigten Weg für wirklich dringende Zahlungen. So bleibt die Flexibilität erhalten, ohne dass die Kontrolle darunter leidet. Wir legen bei der Einrichtung Schwellenwerte und Ausnahmen fest, die auf die tatsächlichen Abläufe Ihres Unternehmens abgestimmt sind.