Das Forderungsmanagement umfasst die Kundenfakturierung, die Analyse der Zahlungsfristen und ein strukturiertes Mahnwesen, damit sich offene Beträge nicht unbemerkt von 30 auf 90 Tage verlängern. Wir richten den gesamten Prozess der Forderungsverwaltung ein und betreuen ihn – von der Rechnungsstellung über die Nachverfolgung fälliger Beträge bis hin zum Mahnwesen und der Erstellung von Berichten zur Zahlungsfrist, sodass Sie jederzeit genau wissen, wer wem welches Geld schuldet.

Was ist das?

Die Verwaltung der Kundenfakturierung, die Überwachung offener Salden und die Nachverfolgung von Zahlungseingängen eines Unternehmens als laufende Buchhaltungsfunktion.

Wer braucht das?

Unternehmen mit nennenswerten ausstehenden Kundensalden, Unternehmen mit langsamen oder unregelmäßigen Zahlungseingängen und alle Unternehmen, die einen kürzeren, besser planbaren Cash-Conversion-Zyklus anstreben.

Vorteile

- Schnellere und besser planbare Zahlungseingänge von Kunden

- Klare Transparenz hinsichtlich der Kontoalterung und derjenigen Konten, die Aufmerksamkeit benötigen

- Konsequente, professionelle Nachverfolgung von Inkassofällen, die die Kundenbeziehungen aufrechterhält

- Reduzierung des Ausfallrisikos durch frühzeitiges Eingreifen bei überfälligen Forderungen

Unser Prozess
1. Kundendatensätze und Standardrechnungsbedingungen einrichten

2. Rechnungen zeitnah ausstellen und Fälligkeitstermine überwachen

3. Überwachen Sie die Fälligkeitsentwicklung und führen Sie ein strukturiertes Follow-up bei überfälligen Salden durch.

4. Berichten Sie in jeder Periode über den Status der überfälligen Forderungen und des Forderungseinzugs.

Kostenfaktor ~ Abhängig vom Rechnungsvolumen, der Anzahl der aktiven Kunden und dem erforderlichen Aufwand für die Nachverfolgung des Inkassos (Anrufe, E-Mails, Eskalation).

Zeitlicher Ablauf ~ Die Einrichtung dauert in der Regel 1–2 Wochen; die laufende Rechnungsstellung und das Mahnwesen erfolgen kontinuierlich im wöchentlichen Rhythmus.

Häufig gestellte Fragen

1. Kann das Forderungsmanagement die Zahlungsgeschwindigkeit der Kunden tatsächlich verbessern?
Ja – konsequente Rechnungsstellung und strukturierte Nachverfolgung in festgelegten Abständen (vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum und anschließend mit verstärkter Mahnung) verkürzen die durchschnittliche Zahlungsfrist im Vergleich zu sporadischen Mahnungen deutlich. Der größte Teil der Verbesserung resultiert aus der Kontinuität, nicht aus aggressiven Taktiken.

2. Übernehmen Sie das Inkasso für schwierige oder seit Langem überfällige Kunden?
Wir übernehmen das strukturierte Mahnverfahren und eskalieren dauerhaft überfällige Konten mit aussagekräftigen Altersstrukturanalysen. Bei Bedarf koordinieren wir die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten, um formelle Inkassomaßnahmen einzuleiten. Ziel ist es, die meisten überfälligen Beträge zu begleichen, bevor dieser Schritt notwendig wird.

3. Worin unterscheidet sich die Debitorenbuchhaltung von der Rechnungssoftware, die ich bereits verwende?
Rechnungssoftware erstellt und versendet Rechnungen; das Forderungsmanagement ergänzt diese durch Nachverfolgung, Altersstrukturanalyse und aktives Mahnwesen, um aus einer ausgestellten Rechnung Zahlungseingang zu generieren. Die Software ist ein Werkzeug innerhalb des Prozesses, kein Ersatz für eine aktive Steuerung.